Sistem Akuntansi Persediaan

Sistem Akuntansi Persediaan

A.   Deskripsi Persediaan

Menurut C.Rollin Niswonger, Philip E. Fess, dan & Carl S.Warren Persediaan (inventoris ) digunakan untuk mengartikan barang dagang yang disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan, dan bahan yang terdapat dalam proses produksi atau yang disimpan untuk tujuan itu.

Menurut Mulyadi (2001) dalam perusahaan manufaktur , persediaan terdiri dari persediaan produk jadi, persediaan produk dalam proses persediaan bahan baku, persediaan bahan penolong, persediaan bahan habis pakai pabrik, persediaan suku cadang. Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan , yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk dijual kembali.

Dari beberapa pengertian persediaan tersebut diatas, maka dapat diambil kesimpulan bahwa persediaan adalah sejumlah komoditas yang disimpan guna memenuhi kebutuhan dimasa yang akan datang.

Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Persediaan

1. Memberikan informasi mengenai persediaan mulai dari pengakuan sampai proses penerimaannya dengan prosedur yang baku.
2. Memberikan informasi mengenai alur persediaan yang ada sehingga pemerintah daerah dapat memperhitungkan tingkat pengendalian yang diperlukan.
3. Pengendalian persediaan sehingga persediaan dapat diperhitungkan secara ekonomis keberadaannya.

Metode Pencatatan Persediaan

Ada dua macam metode pencatatan biaya persediaan yang dipakai dalam produksi :

1.      Metode mutasi persediaan (perpetual inventory method). Disebut sistem perpetual karena pencatatan akuntansinya dilakukan secara kontinyu (perpetual) baik untuk pencatatan jumlahnya maupun biayanya atau harga pokoknya. Dengan demikian jumlah maupun biaya persediaan dapat diketahui setiap saat. Sistem ini seringkali diterapkan oleh perusahaan yang menjual barang dagangan dengan harga per unit relatif mahal dan setiap unit barang dimungkinkan memiliki variasi spesifikasi sesuai dengan keinginan konsumen. Contoh perusahaan yang menerapkan misalnya perusahaan mobil, perusahaan pesawat terbang, mebel, dan peralatan rumah tangga. Sistem perpetual ini juga bisa diterapkan oleh perusahaan selain yang dicontohkan di atas dikarena penggunaan wide spreadsheet yang disediakan oleh computer dan penggunaan scanner untuk mengidentifikasi setiap item persediaan.

2.      Metode persediaan fisik (physical inventory method). Disebut sistem periodik karena penghitungan jumlah dan nilai persediaan hanya akan diketahui pada akhir periode saja untuk penyiapan pembuatan laporan keuangan. Setiap terjadi transaksi pembelian barang maupun penjualan barang akun persediaan tidak pernah dimutasi atau tidak pernah didebit jika adapembelian atau dikredit jika ada penjualan. Akun persediaan akan diperbaharui nilainya hanya pada akhir periode saja sebelum penyusunan laporan keuangan melalui penghitungan fisik persediaan (stock opname) di gudang. Saat ini sangat sedikit perusahaan yang menerapkan system periodik kecuali untuk perusahaan kecil yang menjual barang barang tertentu secara eceran dengan harga yang murah missal permen, korek api, dan lain lain.

Sistem dan prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan adalah:

1.      Prosedur pencatatan produk jadi. Dalam prosedur ini Harga Pokok Produk Jadi didebitkan, sedangkan Persediaan Produk Jadi dikreditkan ke dalam rekening barang dalam proses. Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan ini adalah laporan produk selesai dan bukti memorial.

2.       Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan disamping prosedur lainnya seperti : Prosedur order penjualan, prosedur persetujuan kredit, prosedur pengiriman barang, prosedur penagihan, prosedur pencatatan piutang.

3.      Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang diterima kembali dari pembeli. Jika produk jadi yang telah dijual dikembalikan oleh pembeli, maka transakasi retur penjualan ini akan mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk pada kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh bagian kartu persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan.

4.      Prosedur pencatatan tambahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan produk dalam proses. Pencatatan produk dalam proses umumnya dilakukan perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan.

5.      Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli.

6.      Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok. Jika persediaan yang telah dibeli dikembalkan kepada pemasok, maka transaksi retur pembelian ini akan mempengaruhi persediaan yang bersangkutan, yaitu mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh bagian gudang dan mengurangi kuantitas serta harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok adalah: laporan pengiriman barang dan memo debit.

7.      Prosedur permintaan dan pengeluaran gudang. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik, dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan kegiatan non produksi.

8.       Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang. Transaksi pengembalian barang gudang mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Sedangkan dokumen yang digunakan dalam proses prosedur pengembalian barang gudang adalah bukti pengembalian barang gudang.

9.      Sistem perhitungan fisik persediaan. Sistem perhitungan fisik persediaan umunya digunakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan digudang, yang hasilnya digunakan untuk meminta pertanggungjawaban bagian gudang  mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan.

B.   Fungsi Yang Terkait

Fungsi yang dibentuk untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan umumnya bersifat sementara, yang biasanya berbentuk panitia atau komite, yang anggotanya dipilihkan dari karyawan yang tidak menyelenggarakan catatan akuntansi persediaan dan tidak melaksanakan fungsi gudang. Panitia penghitungan fisik persediaan terdiri dari:

1. Pemegang kartu penghitungan cek.

2. Penghitung.

3. Pengecek.

Dengan demikian berbagai fungsi yang terkait dalam system persediaan adalah:

1.      Panitia Perhitungan Fisik Persediaan. Panitia ini berfungsi untuk melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasil penghitungan tersebut kepada bagian kartu persediaan untuk digunakan sebagai dasar adjustment terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan

2.      Fungsi Akuntansi. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fingsi ini bertanggungjawab untuk:

a.       Mencantumkan harga pokok satuan persediaan yang dihitung ke dalam daftar hasil penghitung fisik

b.      Mengalikan kuantitas dan harga pokok per satuan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik

c.       Mencantumkan harga pokok total dalam daftar hasil penghitungan fisik

d.      Melakukan adjustment data persediaan dalam jurnal umum berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

3.      Fungsi Gudang. Dalam sistem penghitungan fisik persediaan, fungsi gudang bertanggung jawab untuk melakukan adjustment data kuantitas persediaan yang dicatat dalam kartu gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

C.   Informasi Yang Diperlukan Manajemen Akuntansi Persediaan

Manajemen persediaan berusaha mencapai keseimbangan antara kekurangan dan kelebihan persediaan dalam suatu periode perencanaan yang mengandung resiko dan ketidakpastian. Manajemen persediaan melibatkan sejumlah kegiatan kordinasi antara persediaan dan produksi serta kegiatan konsumsi pada sejumlah tahapan proses dan lokasi yang berhubungan. Berdasarkan dari pengertian yang telah diuraikan sebelumnya, jadi dapat disimpulkan Perancangan Sistem Manajemen Basisdata Persediaan Barang Jadi adalah sistem yang menyangkut masalah pencatatan dan pelaporan yang dikaitkan dengan pencatatan persediaan dan penilaiannya baik itu dalam proses penerimaan barang atau pengeluaran barang yang dilakukan oleh perusahaan tersebut. Dalam hal ini proses yang terjadi dari input, proses, hingga menjadi sebuah output yaitu proses penerimaan barang dari kantor pusat, proses pengeluaran barang (penjualan) kepada distributor, membuat jurnal, memposting buku besar, hingga menghasilkan laporan pendukung yang terdiri dari laporan data barang, laporan data gudang, laporan data distributor, dan kartu persediaan

Tujuan dari manajemen persediaan adalah menyelesaikan sasaran yang berpotensi untuk:

1. Memaksimalkan pelayan pada pelanggan

2. Memaksimalkan efisiensi pembelian pada produksi

3. Meminimalkan investasi stock

4. Memaksimalkan profit

D.   Dokumen Yang Digunakan

Menurut Mulyadi dalam buku Sistem Akuntansi, dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan adalah sebagai berikut :

1.      Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan produk jadi adalah laporan produk selesai dan bukti memorial. Laporan produk selesai digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi balam kartu gudang. Buki memorial digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.

2.      Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur pencatatan harga pokok produk jadi yang dijual adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan. Surat order pengiriman diterima oleh bagian gudang dan bagian order penjualan. Setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut bagian gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang. Harga pokok produk jadi yang dijual dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan atas dasar tembusan faktur yang diterima oleh bagian tersebut dari bagian penagihan.

3.      Dokumen sumber yang digunakan dalam prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.

4.      Dokumen yang digunakan untuk merekam, meringkas, dan membukukan hasil perhitungan fisik persediaan adalah kartu perhitungan fisik (inventory tag) yang digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan, daftar hasil perhitungan fisik (inventory summary) yang digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam hasil kartu perhitungan fisik persediaan, dan bukti memorial digunakan untuk membukukan adjustment rekening persediaan sebagai akibat dari hasil penghitungan fisik ke dalam jurnal umum.

E.   Catatan akuntansi

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penghitungan fisik persediaan adalah:

1.      Kartu Persediaan, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang di simpan di gudang yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

2.      Kartu Gudang, kartu gudang ini berfungi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian gudang, berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan.

3.      Jurnal Umum, dalam sistem penghitungan fisik persediaan jurnal umum digunakan untuk mencatat jurnal adjustment rekening persediaan karena adanya perbedaan antara saldo yang dicatat dalam rekening persediaan dengan saldo menurut penghitung fisik.

F.    Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penghitungan fisik persediaan adalah:

1.      Prosedur penghitung Fisik, dalam prosedur ini tiap jenis persediaan di gudang di hitung oleh penghitung dan pengecek secara independen yang hasilnya dicatat dalam kartu penghitung fisik.

2.      Prosedur Kompilasi, dalam prosedur ini pemegang kartu penghitung fisik melakukan perbandingan data yang dicatat dalam kartu penghitung fisik serta melakukan pencatatan data yang tercantum dalam kartu penghitung fisik ke dalam daftar penghitung fisik.

3.      Prosedur Penentuan Harga pokok Persediaan, dalam prosedur ini Bagian Kartu Persediaan mengisi harga pokok persatuan tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik berdasarkan informasi dalam kartu persediaan yang bersangkutan serta mengalika harga pokok persatuan tersebut dengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendaptakann total harga pokok persatuan tersebutdengan kuantitas hasil penghitungan fisik untuk mendapatkan total harga pokok persediaan yang dihitung.

4.      Prosedur Adjustment, dalam prosedur ini bgian Kartu Persediaaan melakukan adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan berdasarkan data hasil perhitungan fisik persediaan yang tercantum dalam daftar hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam prosedur ini pula bagian Gudang melakukan adjustment terhadap data kuantitas persediaan yang tercatat dalam kartu gudang.

G.  Unsur Pengendalian Internal

Pengendalian Internal  merupakan salah satu alat bagi manajemen untuk memastikan bahwa kegiatan peusahaan telah sesuai dengan kebijakan dan prosedur yang ada sehingga operasi perusahaan dapat berjalan lancar, aktivitas perusahaan dapat terjamin keamanannya, dan kecurangan serta pemborosan dapat dicegah. Unsure pengendalian intern dalam system penghitungan fisik persediaan digolongkan ke dalam tiga kelompok yaitu:

·         ORGANISASI

1.      Penghitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh suatu panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu penghitung fisik, fungsi penghitung, dan fungsi pengecek. Untuk menjamin ketelitian dan keandalan  data yang dihasilkan dari kegiatan penghitungan fisik persediaan, panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus terdiri dari 3 kelompok: pemegang kartu penghitung fisik, penghitung, dan pengecek..

2.      Panitia yang dibentuk harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi gudang  dan fungsi akuntansi persediaan dan biaya, karena kryawan di kedua bagian inilah yang justru dievaluasi tanggung jawabnya atas persediaan. Tujuan penghitungan fisik persediaan adalah untuk meminta pertanggungjawaban mengenai barang yang disimpan oleh fungsi gudang dan pertanggungjawaban mengenai ketelitian dan keandalan data persediaan yang dicatat pada kartu persediaan di fungsi akuntansi persediaan. Oleh karena itu agar data yang dihasilkan dari penghitungan fisik persediaan dijamin ketelitian dan keandalannya, maka panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus bukan kryawan dari kedua fungsi yang dimintai pertanggungjawaban tersebut (misalnya fungsi gudang dan fungsi akuntansi persediaan).

·         SISTEM OTORISASI DAN ROSEDUR PENCATATAN

1.      Daftar hasil penghitungan fisik persediaan ditandatangani oleh ketua panitia penghitungan fisik persediaan. Daftar hasil penhitungan fisik berisi informasi hasil penghitungan fisik persediaan. Daftar ini merupakan dokumen sumber sebagai dasar untuk meng-adjust kartu persediaan, dan kartu gudang, serta merupakan dokumen pendukung bukti memorial yang dicatat dalam jurnal umum. Dengan demikian daftar ini merupakan dokumen penting untuk meng-up date catatan akuntansi.

2.      Pencatatan hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan atas kartu penghitungan fisik yang telah diteliti kebenarannya oleh pemegang kartu penghitungan fisik. Hal ini dimaksudkan agar setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitinnya.

3.      Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik berasal dari kartu persediaan yang bersangkutan. Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik adalah diambil dari kartu persediaan yang bersangkutan dalam prosedur penetapan harga (pricing prosedur).

4.      Adjustment terhadap kartu persediaan didasarkan pada informasi (kuantitas maupun harga pokok total) tiap jenis persediaan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik. Setelah kuantitas tiap jenis persediaan yang dihitung dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik, kemudiaan ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok tiap jenis persediaan, untuk dasar adjustment data yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan

·         PRAKTIK YANG SEHAT

1.      Kartu penghitung fisik bernomor urut tercetak dan penggunaannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pemegang kartu penghitungan fisik.

2.      Penghitungan fisik setiap jenis persediaan dilakukan dua kali secara independen, pertama kali oleh penghitung dan kedua kali oleh pengecek.

3.      Kuantitas dan data persediaan yang lain yang tercantum dalam kartu penghitungan fisik dicocokkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik sebelum data yang tercantum dalam penghitungan fisik dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik.

4.      Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur dan menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya.